何谓制？《说文解字》讲：“制，裁也。”即像量体裁衣，亦如就范制器，一般指由上级制定标准、规章和制度等，而下级来遵照执行。例如汉文帝时期政府曾出版过《木制》《兵制》《服制》等规范制作的书籍。
何谓符？作为通用器具或文本名称，“符”在音义上等同“孚”，即“信物”。古代的“孚”为何被视为信物，因为卵在孵化时能够在特定时间内破壳生物，故代表守信，因而值得信赖。凡称为符者，一方面作为军队征战中或君王诏令时的通行信物或交接凭证；另一方面在商贸流通领域，包含着做人做事都应该如同《周易•中孚》卦辞一样，务必“诚信立身”。符作为信物，在夏、商、周三代一般用玉来制作，到了汉代改用铜制或竹制，在魏晋以后简化成为文书证明了。
何谓契？远古没有文字时代，人们结绳记事，这种绳子的“结”就是“契”的字形和意义的源流。例如：现今羌族和胡人依然使用计数交易，而商贩有的货币单位用“缗”，都是古代结绳为契的遗风吧。
何谓劵？其本意为“束”，是指捆扎或包裹成一体的样子，引申有约束、限制或明令规定，目的是通过约定，来防止弄虚作假。姬周时代，券书一分为二，约定双方各持一半，故又称为“判书”。古代所谓“丹书铁券”，是帝王赐给有特殊功勋的人，令其世代享受某些特权的信物证明。例如汉代王褒为购买奴仆撰写的《僮约》一文，则是“劵”文的楷模啊。
何谓疏？在政务或商贸中用于表明诚信的“疏”，等同“布”，即将东西罗列清楚，以保证明确无误。一般适用于琐碎器物或某些像贵重物件的登记说明，并且应属于短小文书，才可称为“疏”。
何谓关？杨雄《輶轩使者绝代语释别国方言》（简称《方言》或《别国方言》）一书中记载“关，闭也。”其实，像常言“关门闭户”成语中，关和闭是同一个意思。所以，通常“关”是交通要道中像咽喉一样的关键部位，其开启或闭合在保障运行畅通与否方面，处于举足轻重，或说至“关”紧要的地位。在政务中表明“关”的文本，旨在强调政治清明需要政令通畅，因而事前需要熟知和了解其中的关键所在。例如在《韩非子•问田》中有这样一句话：“孙亶回圣相也，而关于州部。”（大致意思：公孙亶回之所以成为圣德贤能的相国，是因为他从地方官员提拔上来，熟悉政治要务的关键所在啊。）这里面的“关”就是这个意思。
何谓刺？在政治事务中标明“刺”者，内含“达”的意思，并有谋求达到某种显而易见目的之功利。像《诗经》所谓“美刺”的艺术功用，以及《周礼•秋官•小司寇》所谓断案的“三刺”，即“一曰讯群臣，二曰讯群吏，三曰讯万民。”等，都如同针灸刺穴一样，之所以逐步紧逼，或旋逆提深，都是为了祛病疗伤的目的和功效。
何谓解？作为文本的“解”，等同“释”的意思，即讲清楚或分析说明。如同解开绳结一样，遇到疑难困惑问题时，一般通过稽查例举，给予讲解说明。
何谓牒？本意像叶子一样，把许多记录文字的简牍或纸片编织在一切，恰似树叶挂在树枝上。例如《汉书•路温舒传》上说：“温舒取泽中蒲，截以为牒，编用写书。”（路温舒收集沼泽中蒲草，剪成片段，然后编制在一起，在上面书写记录。）讲述的就是“牒”的形制。在政务中，官员之间用牒的形式交换意见或提交建议等。另外，还有一种类似牒文的形制，但上面记录文字十分纤细密集，故称为“签”。因为“签”本意就是纤细的意思。
何谓状？“状”原本是描绘具体形貌。因为形态体貌的描绘，必须符合实际原貌，所以贵在实事求是。以往死后的社会贤达人士，都要表彰追谥，因而需要书写一篇显现逝者生前事迹的行状。像这种用途的“状”，应属于这一类文体中较为重要的作品吧。
何谓列？“列”在此就是陈述、辩解，或为形象化的解释，就是将某种事实罗列清楚，以便于一目了然，借以增加说服力。
何谓辞？笼统的“辞”是人与人之间言谈话语的字词语句。其无论口语还是书面，关键在于如何把自我意欲表达的心思，不单是明明白白地告知对方，还要用心于如何达到预期效果。据《左传•襄公三十一年》记载，郑国子产出使晋国，尽管把晋国简陋宾馆的围墙都拆了，却凭借一番说辞，不仅赢得了晋国尊重，而且还为其他诸侯国赢得了好处。所以说，亘古至今，修辞善言绝对不可小觑啊。
何谓谚？本意特指流传民间的语言，其特色就是直白、本色，也就是直言明说，即属于不需要刻意添加修饰装扮的言语文字。例如《孝经•丧亲章》中便有“孝子之丧亲，言不文。”（孝子在父母丧事中言语不需要文质彬彬）的句子。因此，吊唁的“唁”也可通假为“谚”字。民间的谚语一般普遍浅显易懂，而且非常朴实无华。例如在贾谊《新书•春秋》中记载的周代谚语，像“囊漏贮中”（装粮食的口袋即便破损了，漏了的粮食仍在。）既是当时十分粗俗而浅显的语言。再者，像《尚书•牧誓》中“母鸡不司晨”（母鸡在早晨不负责打鸣报时）和《诗经•大雅》中“因忧而老”（多愁善感催人老啊）等古代谚语，虽然粗俗浅陋，却都被经书典籍所引用了。另外，陈琳《谏何进召外兵》中引用“掩目捕雀”，潘岳在哀唁中使用“掌珠”“伉俪”等词语，也都是来自民间的通俗谚语。所以说，人世间最为粗俗浅显的话语某过于民谚俗语啊，既然经书圣贤都曾经著述引用，那么作为通行文本的书记簿籍又怎能忽略他们啊。
通过上述分析隶属书记体例中的六类各四条的不同名称内涵，在义理上，他们之间不仅交相呼应，甚至相辅相成，但在文辞特征上，则有的彼此泾渭分明，有的自始至终朴实无华，有的不必强求辞藻，反而任由粗糙精微混杂其间。所以，用于书记的文体格式，贵在就事论事，若论其精妙纲要，其实就在于“只有适合的才是最好的”。之所以如此，因为落实到具体事务的记载或交流中间，在整体句式内容方面，如果缺少了一个字，便可能引起歧义争执；如果多了一个字，很可能意思完全相反。所以像这种文案性的错误或误导，属于政府各级官吏都必须要严加防范的纰漏或疏忽。然而，恰恰在这一点上，又是一些粗枝大叶或华而不实的书记作者，最容易忽视而常犯的错误，甚至一些才华盖世并创作了鸿篇巨著的名家学者，反而常常失足于书札笔记之中。这就如同善于相马的九方堙，虽然能够识别千里马，却辨别不清楚一匹马的毛色和雌雄一样。毋庸置疑，言语文辞如同身体披上华丽色彩的服饰，而文章篇籍更是王朝邦国是否福瑞吉祥的昭示炫耀。所以说，凡文坛雅士，都需要深思熟虑上述道理，更需要谨小慎微而求真务实啊。
总而言之：文川书海汇汪洋，书札笔记集末流；金相玉质风光好，木讷朴实旺生机。百花齐放道春色，姹紫嫣红法自然；世间纷纭多少事，功过是非片纸间。